예약이 확정된 뒤 메모에 요청을 추가하면 원래 예약과 추가 요청의 상태가 달라질 수 있습니다. 방문 자체는 확정돼도 새로 적은 부탁은 아직 확인 전일 수 있습니다. 기본 예약을 유지하면서 추가 요청만 별도로 답하는 기록을 만들면 손님이 모든 부탁까지 수락됐다고 이해하는 일을 줄일 수 있습니다.
예약 완료 표시는 새 부탁의 답이 아닙니다
가상의 손님은 예약 뒤 메모에 출입문에서 먼 자리를 부탁합니다. 예약 화면에는 계속 완료 표시가 보입니다. 손님은 가게가 메모를 읽고 자리까지 준비했다고 생각하지만, 직원이 본 것은 원래 날짜와 인원뿐일 수 있습니다. 완료 표시를 다시 설명하는 것보다 어떤 요청에 아직 답이 없는지 보여주는 편이 정확합니다.
기존 예약을 취소하거나 새로 만들 필요가 있는 상황인지부터 구분하세요. 단순 추가 선호라면 원래 예약의 날짜와 인원을 유지하고, 새 요청에 대한 확인 결과만 붙이면 됩니다. 추가 요청이 충족돼야만 방문하겠다는 조건이라면 전체 예약에 영향을 주므로 담당 판단이 필요합니다.
원예약과 추가 요청을 두 줄로 적습니다
| 기록 구역 | 내용 |
|---|---|
| 기존에 확정된 약속 | 방문일·시각·인원 등 이미 확인한 항목 |
| 나중에 더한 요청 | 추가한 내용과 전달한 시점 |
| 추가 요청의 결과 | 수락·불가·확인 대기 중 실제 답 |
| 원예약 영향 | 요청 결과와 관계없이 방문하는지 추가 확인이 필요한지 |
추가 요청을 받았다는 표시만으로 수락 칸을 채우지 않습니다. 담당자가 읽었는지, 답을 정했는지, 그 답이 손님에게 전달됐는지도 구별해야 합니다. 자료가 길어지면 요청마다 한 줄로 나눠 어떤 부탁에 대한 답인지 남깁니다.
아직 답하지 않은 부분만 정확히 설명합니다
문안 예시는 “기존 방문 예약은 유지되어 있습니다. 추가로 남기신 자리 요청은 아직 확인 중이어서 지정됐다고 말씀드릴 수 없습니다”입니다. 예약 전체가 불안정한 것처럼 말하지 않고 확인 전인 부탁만 특정하는 것이 핵심입니다.
요청이 불가능하다고 확인됐다면 원예약을 자동 취소하지 말고 손님에게 영향이 있는지 확인합니다. 반대로 부탁이 수락됐을 때도 날짜와 인원이 저절로 바뀌지 않았는지 살펴봅니다. 손님이 기존 메모를 수정했다면 이전 요청과 최신 요청 중 무엇을 적용할지 확인하세요.
메모를 떼어 읽어도 두 상태가 보이나요
검수할 때 추가 요청만 보는 직원과 원예약만 보는 직원이 같은 약속을 설명할 수 있는지 확인합니다. 하나는 예약 확정, 다른 하나는 부탁 확인 대기라고 말해도 서로 모순되지 않아야 합니다. 최종 답이 나왔으면 언제 무엇을 안내했는지 남겨 다음 통화의 확인 근거로 씁니다.
콜든타임은 가게 지식에 따라 문의를 받고 통화 기록을 앱에 남깁니다. 다른 예약 화면의 메모를 자동으로 읽거나 수락하는 기능으로 설명하지 말고, 추가 요청을 확인할 가게 절차를 준비하세요. 제품의 공개 범위는 공식 안내를 참고할 수 있습니다.