단체 주문 취합표에 가게가 제공하지 않는 선택지가 들어갔다면 사장님은 잘못된 선택을 기본 구성으로 조용히 바꾸지 않아야 합니다. 고객이 그 선택을 가능하다고 알고 신청받았을 수 있기 때문입니다. 가게가 확인한 선택 범위와 고객이 배포한 표의 차이를 알려, 영향을 받은 신청에 대해 새 선택 결과를 받으세요.
제공 가능 목록과 배포된 취합표를 비교합니다
고객이 가게의 메뉴 안내를 바탕으로 별도 신청표를 만들면서 새로운 선택지를 붙일 수 있습니다. 사장님은 고객이 보기 편하게 바꾼 이름인지, 실제로 제공하지 않는 구성을 추가한 것인지 확인합니다. 표현만 다르면 뜻을 맞추면 되지만 제공 범위가 달라졌다면 선택지를 그대로 주문 항목으로 받아들이면 안 됩니다.
예시로 가게는 두 가지 구성만 안내했는데 고객 표에는 자유 조합 선택이 추가됐다고 해보겠습니다. 참가자가 자유 조합을 선택했다면 가게가 임의로 가장 비슷한 구성에 배정할 수 없습니다. 어떤 요청이 가능하고 어떤 선택을 다시 받아야 하는지 고객에게 설명해야 합니다. 이 예시는 고객 자료가 판매 범위와 달라질 수 있는 상황을 보여줍니다.
수정 공지에는 무엇을 다시 고를지 적습니다
사장님은 ‘가게가 확인한 선택지 / 고객 표에 추가된 항목 / 영향받은 신청 수량 / 다시 선택할 수 있는 범위 / 결과를 회신할 담당자’를 정리합니다. 고객에게 취합표가 틀렸다고만 말하기보다 어느 선택을 어떻게 보완해야 제조할 수 있는지 알려주세요. 가게가 제공할 수 있는 대안은 실제 판매 범위 안에서 제시합니다.
고객이 참가자에게 수정 내용을 전달할 경우 사용할 짧은 설명도 확인할 수 있습니다. “추가된 선택은 가게에서 제공 가능한 항목으로 확인되지 않아, 안내된 구성 중 최종 선택을 다시 확인합니다”처럼 현재 사실을 설명하면 됩니다. 가게가 원래 가능하다고 안내했다는 인상을 주거나 모든 신청이 자동 취소됐다고 오해할 표현은 피합니다.
영향을 받지 않은 신청은 고객 의사에 따라 유지합니다
잘못 추가된 선택지가 있다고 전체 신청을 모두 처음부터 받을 필요는 없을 수 있습니다. 사장님은 기존에 제공 가능한 구성을 고른 수량을 먼저 확정할지, 고객이 전체 결과를 기다린 뒤 주문할지 확인합니다. 가게가 임의로 부분 주문을 만들지 않고 고객의 선택에 맞춰 확정 범위를 나눕니다.
영향받은 참가자가 대안을 선택하지 않으면 기본 구성으로 자동 처리하지 않습니다. 고객이 정한 신청 절차에 따라 실제 구매 수량을 확인해 가게에 전달하도록 요청합니다. 제공 불가 선택이 몇 개 있었는지와 실제로 대안 주문이 몇 개 확정됐는지는 다를 수 있으므로 두 숫자를 따로 기록합니다.
검수는 수정한 표가 다시 배포됐는지 확인합니다
가게 내부의 선택 목록만 고쳐도 고객이 예전 취합표를 계속 사용하면 같은 요청이 다시 들어옵니다. 사장님은 고객 담당자가 최종 어떤 선택지를 안내하는지 확인하고, 이후 회신이 수정된 범위를 기준으로 왔는지 봅니다. 오래된 선택지를 다시 받은 경우에는 새 주문인지 이전 자료의 재전송인지도 확인합니다.
최종 제조표에는 가게가 제공 가능하다고 답했고 고객이 실제로 선택한 구성별 수량만 남깁니다. 잘못된 선택을 바꾼 근거와 확인 결과를 보존하면 직원이 예전 신청표를 보고 다시 불가능한 구성을 제조하려는 혼선을 줄일 수 있습니다. 취합표를 받는 단계에서 판매 범위를 확인하는 작은 점검이 단체 확정 직전의 큰 재선택을 줄이는 데 도움이 됩니다.