단체 주문에 대체 구성을 제안한다면 사장님은 고객이 가능하다고 답한 범위를 수량별로 확인해야 합니다. 일부에 대한 대안을 전체 주문에 적용해도 된다는 뜻은 아닐 수 있기 때문입니다. 대체 대상, 유지할 대상, 아직 선택이 남은 대상을 나누어 기록하세요.
대체 가능 답변이 가리키는 수량을 확인합니다
고객이 “그걸로 바꿔도 돼요”라고 답했을 때 앞선 대화가 어떤 구성 몇 개를 가리켰는지 명확해야 합니다. 단체 전체인지 일부 부서나 특정 선택분인지 확인하지 않으면 적용 범위가 넓어질 수 있습니다. 사장님은 최종적으로 어느 수량을 어떤 구성으로 준비할지 구체적으로 읽습니다.
예시로 전체 40개 중 A구성 10개에 대안을 제시했다고 해보겠습니다. 고객의 수락이 그 10개에 대한 것이라면 나머지 30개를 함께 바꾸면 안 됩니다. 그중 일부 개별 요청은 추가 확인이 남아 있을 수도 있습니다. 숫자는 대체 제안의 범위와 전체 주문이 다를 수 있음을 설명하는 예시입니다.
승인표는 바뀌지 않는 수량도 함께 적습니다
‘기존 구성과 수량 / 대체를 제안한 대상 / 가게가 제시한 실제 대안 / 고객이 선택한 적용 수량 / 원래대로 유지할 수량 / 추가 확인이 남은 요청 / 최종 제조 결과’를 적습니다. 변경된 부분만 남기면 유지하기로 한 수량이 표에서 사라질 수 있습니다. 전체 주문에서 각 상태가 어떻게 나뉘는지 보여야 합니다.
고객이 대표자로서 어느 범위의 선택을 확인할지 정한 내용이 있다면 그 절차에 맞춥니다. 당사자의 확인이 필요하다고 고객이 설명한 요청은 대표자의 단순 전달만으로 선택 완료로 읽지 않습니다. 가게가 확인할 수 있는 실제 제공 범위를 정확히 알려주고 최종 결과를 받아야 합니다.
대체 내용이 바뀌면 앞선 선택을 그대로 쓰지 않습니다
처음 제안한 대안과 실제로 제공할 내용이 달라졌다면 사장님은 고객의 앞선 수락이 새 안에도 적용된다고 가정하지 않습니다. 달라진 항목을 설명하고 필요한 선택을 다시 확인합니다. 대체라는 이름만 같고 실제 구성은 다른 상태가 되지 않도록 해야 합니다.
고객이 일부 대안을 거절했을 때도 전체 주문을 자동 취소하거나 모두 원래 구성으로 되돌리지 않습니다. 어떤 수량에 어떤 선택이 남았는지 확인한 뒤 현재 가게가 제공할 범위와 맞춥니다. 이미 준비한 부분이 있다면 실제 작업 상태와 합의한 변경 조건도 함께 봐야 합니다.
검수는 구성별 증감이 서로 맞는지 확인합니다
대체를 수락한 수량만큼 기존 구성에서 빠지고 새 구성에 반영됐는지 대조합니다. 유지할 수량과 미정 요청은 각각 같은 결과로 남아 있어야 합니다. 총합이 맞더라도 적용 대상이 잘못 바뀌었을 수 있으므로 고객이 선택한 범위와 제조표의 범위를 함께 봅니다.
사장님이 대체 제안을 하는 목적은 실제로 제공할 수 있는 조건에서 고객의 선택을 받는 데 있습니다. 한 번의 괜찮다는 답을 모든 수량에 넓혀 적용하지 말고 어떤 구성 몇 개에 관한 답인지 기록하세요. 단체 일부 변경이 전체 변경으로 번지는 혼선을 줄일 수 있습니다.