단체 주문 파일 이름은 이번 행사인데 문서 본문에 지난 행사 정보가 남아 있다면 사장님은 파일 이름만 믿고 제조에 사용하지 않아야 합니다. 반대로 본문이 최신인데 이름만 바꾸지 않은 자료일 수도 있습니다. 어느 내용이 실제 구매 요청인지 확인한 뒤 현재 주문표로 옮기세요.
파일의 이름과 주문 내용은 서로 다른 단서입니다
고객이 이전 자료를 복사해 새 문서를 만들면서 제목만 바꿀 수 있습니다. 어떤 항목은 새로 고쳤고 다른 항목은 이전 값일 수도 있습니다. 사장님은 날짜와 구성, 수량을 실제 고객 요청과 대조합니다. 최신이라고 적힌 파일이라는 이유로 모든 내용이 이번 주문에 맞다고 단정하지 않습니다.
예시로 파일 이름에는 10월 행사라고 되어 있는데 본문 날짜는 9월이고 수량도 이전과 같다고 해보겠습니다. 고객이 일부만 수정 중인 자료인지, 이름만 새로 붙인 참고 자료인지, 실제로 같은 수량을 다시 주문하는지 확인해야 합니다. 날짜는 자료 불일치를 설명하는 예시입니다.
대조표는 어느 항목이 확정인지 보여줍니다
‘전달받은 파일 표시 / 본문의 행사 구분과 날짜 / 구성별 수량 / 고객이 확인한 이번 주문 내용 / 이전 자료에서 남은 항목 / 최종 사용할 본’을 적습니다. 사장님이 파일명과 본문 중 한쪽을 임의로 우선하지 않습니다. 고객이 어떤 내용으로 구매하길 원하는지 확인받는 것이 목적입니다.
같은 파일을 여러 번 받았다면 어떤 전달이 실제 수정인지도 확인합니다. 단순 재전송인데 새 주문으로 한 번 더 등록하지 않아야 합니다. 수정본이라면 어느 항목이 바뀌었는지 알리고 현재 확정 주문에 어떤 영향을 주는지 확인합니다.
내용이 맞는다고 파일의 잘못된 표시를 방치하지 않습니다
고객이 본문이 최종이라고 확인했다면 가게가 사용할 자료에서는 그 주문을 정확히 구별할 수 있게 정리합니다. 예전 행사 이름이 계속 남아 있으면 후속 직원이 다른 주문으로 찾을 수 있습니다. 실제 확인한 내용을 가게 주문 구분과 연결하세요.
고객이 파일 이름이 맞고 본문은 수정이 필요하다고 답하면 보완 자료를 받거나 필요한 항목을 다시 확인합니다. 그동안 예전 본문 수량을 미리 제조에 넣지 않습니다. 가게가 수락한 최종 내용과 아직 보완 중인 자료를 구분해서 기록해야 합니다.
검수는 자료의 겉표시와 안쪽 조건을 함께 읽습니다
최종 작업표에서 행사 구분과 준비 날짜, 구성과 수량이 고객이 확인한 결과와 일치하는지 봅니다. 같은 자료가 예전 행사와 새 행사 두 주문에 동시에 연결되지 않았는지도 확인하세요. 파일을 받은 시각만으로 어느 주문의 자료인지 판단하지 않습니다.
사장님은 파일 이름을 주문을 찾는 단서로 사용할 수 있지만 그 자체를 내용의 정확성으로 보지 않아야 합니다. 제목과 본문이 어긋나는 곳을 고객에게 확인하면, 익숙한 양식을 재사용하는 과정에서 지난 행사의 숫자가 이번 제조에 남는 착오를 줄일 수 있습니다.