단체 주문의 개별 요청에 대안을 제시했다면 사장님은 대표자가 그 대안을 전달한 것과 실제 선택을 확인한 것을 구분해야 합니다. 대표자가 “말씀드릴게요”라고 답했는데 주방은 대안이 선택된 줄 알고 준비할 수 있기 때문입니다. 가게가 필요한 것은 전달 예정이 아니라 해당 수량을 어떤 구성으로 주문할지 확인한 결과입니다.
대표자의 전달 답변을 선택 답변으로 바꾸지 않습니다
한 참가자의 요청을 가게가 그대로 제공하기 어려워 다른 구성을 제안하는 상황을 생각해보겠습니다. 대표자가 그 제안을 들었다고 해서 참가자의 선택까지 끝난 것은 아닐 수 있습니다. 사장님은 대표자가 해당 선택을 맡기로 한 것인지, 당사자에게 물은 뒤 최종 결과를 알려줄 것인지 확인합니다. 고객 내부의 대리 결정 범위를 가게가 추정하지 않습니다.
예시로 별도 요청 2개에 대해 가게가 B구성을 제안했고 대표자가 “두 분께 확인하겠습니다”라고 말했다고 해보겠습니다. 이 시점의 2개는 B구성 확정분이 아닙니다. 대표자가 결과를 확인해 B구성 1개와 주문 제외 요청 1개를 전할 수도 있습니다. 실제 반영은 가게가 받은 최종 선택과 변경 수락 결과에 따라 달라집니다. 숫자는 확인 절차의 예시입니다.
확인 책임표는 제안이 돌아오는 경로를 적습니다
‘해당 요청과 수량 / 가게가 제안한 대안 / 고객 쪽 선택 확인자 / 대표자가 전달한 결과 / 가게가 반영한 수량 / 아직 남은 답’을 만듭니다. 사장님이 당사자와 직접 연락하기로 한 주문이 아니라면 개인 연락처를 추가로 요구할 필요는 없습니다. 합의한 대표 창구를 통해 실제 선택 결과를 받으면 됩니다.
대표자가 선택까지 맡을 수 있다고 설명한 경우에는 그 범위를 기록하고 필요한 질문을 대표자에게 할 수 있습니다. 같은 내용을 여러 사람에게 반복 확인하는 절차를 만들 이유는 없습니다. 다만 대표자가 원래 요청을 다른 뜻으로 요약해 대안을 선택하지 않도록, 가게가 무엇을 제공할 수 있고 무엇은 확인되지 않았는지 명확하게 전달해야 합니다.
일부 결과만 돌아오면 수량을 나누어 닫습니다
여러 개별 요청 중 한 사람의 선택만 먼저 돌아올 수 있습니다. 사장님은 모든 요청을 같은 대안으로 일괄 처리하지 말고 결과가 확인된 수량과 아직 대기 중인 수량을 나눕니다. 어떤 요청이 어느 수량에 적용되는지 알 수 있는 구분을 사용하고, 주방에는 확인된 구성만 전달합니다.
대안을 거절했다는 답도 제조 결과를 정하기 위한 정보입니다. 그렇다고 원래 요청대로 제공하기로 자동 복귀하는 것은 아닙니다. 고객이 기본 구성을 선택할지 해당 수량의 주문을 다시 검토할지 확인해야 합니다. 가게가 제공하기 어렵다고 답한 요청은 대표자의 전달 여부와 관계없이 그대로 가능해지는 것이 아닙니다.
검수는 전달 완료 표시 옆의 선택 결과를 봅니다
기록에 전달했다는 표시만 있고 최종 구성이나 수량이 비어 있다면 아직 구매 선택이 남아 있습니다. 검수자는 대안을 받은 사람 수와 실제로 그 대안을 주문하기로 한 수량을 구분해서 확인합니다. 같은 숫자일 수도 있지만 반드시 같다고 가정하지 않습니다. 가게가 반영한 수량이 대표자가 확인한 결과와 일치해야 합니다.
이 표는 개인의 동의나 대리 권한을 법적으로 판정하는 서식이 아닙니다. 사장님이 가게의 제안에 어떤 선택 답변을 받았는지 남기는 운영 자료입니다. 통화 기록에 “전달하겠다”는 말이 있으면 후속 답변이 필요한 상태로 보고, 실제 선택이 확인됐을 때 제조표에 반영하는 흐름을 유지하세요.