단체 주문 제조를 시작하기 전에는 사장님과 직원이 다른 사람이 이미 같은 주문을 맡았는지 확인해야 합니다. 주문표가 여러 곳에 보이면 각자 새 작업으로 받아들여 같은 수량을 두 번 만들 수 있습니다. 제조 착수 담당표에 누가 어느 주문의 어느 범위를 시작했는지 남겨보세요.
주문표가 두 장이라고 주문이 두 건은 아닙니다
같은 단체 주문을 확인용과 작업용으로 각각 표시할 수 있습니다. 한 직원은 접수 위치에서 보고 다른 직원은 주방에서 봤다고 두 건의 주문이 되는 것은 아닙니다. 사장님은 같은 주문을 가리키는 자료인지 확인하고 실제 제조 담당을 하나의 현재 기록에 연결합니다. 자료 위치가 다르다는 이유로 각각 착수하지 않도록 해야 합니다.
예시로 단체 40개 주문표를 두 직원이 각각 받았다고 해보겠습니다. 서로 상대가 다른 주문을 맡은 줄 알고 40개씩 시작하면 제조량이 중복될 수 있습니다. 두 사람이 나누어 작업하는 것이라면 어떤 수량과 공정을 분담하는지 먼저 정해야 합니다. 이 예시는 같은 주문의 독립 착수를 막기 위한 상황입니다.
착수표에는 사람과 대상 범위를 함께 적습니다
‘고정된 주문 구분 / 현재 확정 구성과 수량 / 착수 담당 / 시작한 작업 범위 / 다른 직원의 분담 / 현재 작업 상태’를 적습니다. 누군가 맡았다는 표시만 있고 어느 범위인지 없으면 남은 부분을 시작해도 되는지 알 수 없습니다. 전량을 한 사람이 담당하는지 일부 공정만 맡는지 명확히 해야 합니다.
착수 전 직원끼리 짧게 확인하고 현재 담당을 표시하는 간단한 방식으로 시작할 수 있습니다. 특정 프로그램이나 자동 기능이 필요한 것은 아닙니다. 가게에서 실제로 함께 확인할 수 있는 위치에 같은 정보를 남겨, 주문을 처음 보는 직원도 진행 중인지 알 수 있게 합니다.
담당이 바뀌면 작업을 새로 시작하는 것으로 보지 않습니다
진행 중인 담당자가 다른 업무로 이동하면 새 담당자는 이미 처리한 범위와 남은 작업을 인수해야 합니다. 주문표를 새로 받았다는 이유로 전체 수량을 처음부터 다시 시작하지 않습니다. 사장님은 현재 작업 상태를 확인한 뒤 어디서부터 이어갈지 정합니다.
수정된 주문표를 받은 경우에도 기존 주문의 변경인지 별도 신규 주문인지 먼저 봅니다. 같은 고객의 새 자료가 왔다고 새로운 전체 수량을 추가로 제조하면 중복될 수 있습니다. 기존 작업에 어떤 변경을 반영할지 확인하고, 현재 담당자가 그 결과를 이해했는지 살펴야 합니다.
검수는 한 주문에 독립 착수가 두 번 잡혔는지 봅니다
작업표에서 같은 주문을 전량 담당하는 사람이 둘로 표시됐는지 확인합니다. 협업 분담이라면 각 범위가 겹치지 않고 전체 필요 작업을 채우는지 봅니다. 확인된 완성 수량을 합할 때도 같은 묶음을 두 사람이 각각 자신의 완료로 보고하지 않았는지 대조하세요.
사장님이 제조 시작 전에 확인할 것은 주문이 확정됐는지뿐 아니라 누가 이미 그 일을 하고 있는지입니다. 착수 담당과 작업 범위를 남겨두면 직원이 늘거나 주문표가 여러 위치에 있어도 같은 단체 수량을 독립적으로 두 번 만드는 혼선을 줄일 수 있습니다.