단체 주문에서 참석자가 교체됐다는 연락을 받으면 사장님은 이름만 바꾸면 되는지 기존 식사 선택도 달라지는지 확인해야 합니다. 자리를 대신한 사람이 앞선 사람의 요청까지 그대로 선택한 것은 아닐 수 있습니다. 교체가 주문 수량, 구성, 표시 정보 중 무엇을 바꾸는지 나누어 기록하세요.
자리 교체와 식사 선택 승계는 같은 결정이 아닙니다
고객 담당자가 “그분 대신 다른 분이 오세요”라고 말하면 총참석 인원은 그대로일 수 있습니다. 하지만 새 참가자가 같은 식사를 받을지, 개인 식사를 준비할지, 다른 구성을 요청할지는 알 수 없습니다. 사장님은 교체 사실을 듣고 기존 주문을 임의로 취소하거나 새 도시락을 추가하지 않습니다. 현재 가게에 원하는 결과를 확인하는 것이 먼저입니다.
예시로 원래 참가자가 별도 요청이 있는 도시락 한 개를 선택했다고 해보겠습니다. 새 참가자가 기본 구성을 원한다면 총수량은 같아도 제조 내용이 바뀔 수 있습니다. 반대로 같은 구성을 그대로 받기로 했다면 음식은 유지하고 필요한 표시만 달라질 수 있습니다. 사장님이 교체자의 특성을 추측해 요청을 없애거나 추가하지 않는 것이 중요합니다. 이 상황은 설명용 예시입니다.
교체 확인표는 옛 요청이 어떻게 됐는지 보여줍니다
‘대체되는 신청 구분 / 기존 확정 구성과 수량 / 새 참가자에 대해 고객이 확인한 선택 / 유지할 요청 / 변경할 요청 / 가게 수락 결과’를 적습니다. 실제 이름이 없어도 고객이 해당 신청을 구분할 수 있는 표기를 사용할 수 있습니다. 가게에 필요한 것은 개인의 사정이 아니라 어느 식사 주문을 무엇으로 바꾸려는지입니다.
기존 요청을 지우기 전에 유지 여부를 확인합니다. 특별 요청을 없앴다고 생각했는데 고객은 그대로 넘기려던 상황일 수 있고, 반대로 이름만 고쳐 기존 요청을 계속 적용하면 새 참가자의 선택과 다를 수 있습니다. 교체 요청의 결과를 명시적으로 남겨 다음 직원이 옛 내용과 새 이름을 임의로 결합하지 않게 하세요.
제조 변경은 인원 유지와 별도로 판단합니다
총인원이 그대로라는 이유로 어떤 구성 변경이든 받아들일 수 있는 것은 아닙니다. 가게는 현재 준비 단계와 제공 가능한 구성을 확인한 뒤 답합니다. 고객이 새 선택을 요청한 것과 사장님이 그 변경을 수락한 것은 구분해야 합니다. 요청이 아직 검토 중이면 원래 확정 주문을 어떻게 유지할지도 명확히 합니다.
교체자가 식사를 구매하지 않기로 했다면 해당 한 개가 감량 요청인지 고객이 다른 인원에게 배정할 예정인지 확인합니다. 가게가 자동으로 전체 수량에서 하나를 빼지 않습니다. 반대로 새 참가자가 개인 추가 구매를 원하면 단순 교체 외의 추가 요청으로 분리해 총수량과 금액을 확인해야 합니다.
검수는 교체 전후 한 개를 따라가 봅니다
마지막에는 대체된 신청 하나가 최종 제조표에서 어떤 구성과 수량으로 남았는지 찾습니다. 옛 신청과 새 신청이 둘 다 합계에 들어가 있거나 두 행을 모두 지워 수량이 빠지지 않았는지 확인하세요. 구성 변경을 수락했다면 구성별 합계에도 그 이동이 한 번만 반영됐는지 봅니다.
사장님이 통화 기록에서 참석자 교체를 확인할 때도 이름 변경만 찾지 말고 음식 선택에 대해 받은 답을 살펴봅니다. 개인 사정을 오래 설명받는 것보다 기존 요청의 유지 여부와 실제 수락한 변경을 남기는 편이 제조에 도움이 됩니다. 사람은 바뀌어도 주문은 유지될 수 있고, 인원이 그대로여도 제조는 달라질 수 있다는 두 경우를 함께 확인하세요.