단체 주문 전량을 준비하기 어렵다면 사장님은 가능한 수량을 말한 뒤 그 수량을 바로 확정 주문으로 만들지 않아야 합니다. 고객은 전량을 함께 준비할 가게를 찾는 중일 수 있기 때문입니다. 부분 수량 제안과 고객의 부분 구매 선택을 분리해 기록하세요.
가능한 숫자를 답했다고 구매가 선택된 것은 아닙니다
고객이 70개를 요청했는데 가게가 40개까지 제공할 수 있다고 확인했다고 해보겠습니다. 40개라는 답은 가게의 제안입니다. 고객이 나머지를 다른 방식으로 준비하면서 40개를 주문할지, 전체를 다른 곳에 맡길지는 아직 결정되지 않았을 수 있습니다. 사장님은 “이 범위로 일부 주문을 진행하실지 확인 부탁드립니다”처럼 선택을 요청합니다.
예시의 고객이 일부 구매를 원하지 않는다고 답하면 40개를 제조표에 남겨둘 이유가 없습니다. 반대로 고객이 40개를 선택했다면 실제 구성과 조건을 확인한 뒤 가게가 수락한 주문으로 정리합니다. 요청량과 가능량 사이의 차이를 고객의 자동 포기로 읽지 않는 것이 중요합니다.
부분 수락표는 제안과 선택을 다른 칸에 둡니다
‘고객 최초 요청 수량 / 가게가 제안한 수량과 구성 / 고객의 부분 구매 선택 / 선택하지 않은 범위 / 가게 최종 수락 / 이후 추가 문의 조건’을 적습니다. 가게가 제안한 숫자를 주문 총합에 먼저 넣지 않습니다. 고객이 부분 구매를 검토하는 동안 기존 문의는 선택 대기 상태로 남겨야 합니다.
일부 수량만 받는다고 구성도 임의로 바꾸지 않습니다. 고객이 원한 여러 구성 중 어떤 것을 어느 개수까지 제공할 수 있는지 구체적으로 설명합니다. 전체 개수는 줄었지만 고객이 반드시 필요한 구성은 빠진 안일 수 있으므로 선택할 정보가 충분해야 합니다.
고객이 남은 수량을 다시 문의하면 현재 주문을 확인합니다
부분 주문을 확정한 뒤 고객이 나머지도 맡길 수 있는지 연락할 수 있습니다. 사장님은 처음 전체 요청이 있었으니 남은 수량도 이미 대기 주문이라고 보지 않습니다. 추가로 요청하는 실제 수량과 현재 가게의 가능 범위를 다시 확인합니다. 부분 확정한 주문은 유지하고 추가 문의는 별도로 기록하세요.
고객이 다른 방식으로 나머지를 준비했다면 우리 가게에 맡긴 수량이 무엇인지 최종 확인할 수 있습니다. 사장님이 다른 공급처의 수락 상태를 대신 보장하거나 취소할 필요는 없습니다. 우리 가게가 실제로 맡기로 한 구성과 수량에 집중합니다.
검수는 최초 희망 수량이 제조표에 남았는지 봅니다
최종 주문표에는 고객이 부분 구매를 선택했고 가게가 수락한 수량만 있어야 합니다. 최초 요청 70개가 제목이나 별도 행에 남아 주방이 전체를 만드는 지시로 읽지 않는지 확인하세요. 반대로 40개가 확정됐는데 문의 전체가 거절된 것으로 표시돼 제조가 빠지지 않았는지도 봅니다.
사장님은 전량 불가라는 답과 아무것도 받지 않는다는 답을 구분할 수 있습니다. 다만 일부 가능하다는 제안이 곧 주문이라는 뜻은 아니므로 고객의 선택 단계를 반드시 남겨야 합니다. 가능한 범위를 정확히 제시하고 선택된 부분만 준비하면 가게의 실제 여력을 지키면서 고객도 다음 준비를 결정할 수 있습니다.