본사가 여러 지점의 단체 발주서를 한 번에 보내면 사장님은 문서 전체 합계가 우리 가게에 요청한 수량인지 먼저 확인해야 합니다. 다른 매장이 맡을 물량이나 아직 공급처를 정하지 않은 지점이 함께 들어 있을 수 있기 때문입니다. 가게별 수락 범위표로 우리 매장이 실제로 맡는 지점과 수량을 명확하게 지정하세요.
문서 수신자가 전체 주문의 담당 매장은 아닐 수 있습니다
고객은 협조를 구하려고 전체 발주서를 여러 매장에 동시에 보낼 수 있습니다. 사장님이 파일을 받았다는 이유로 전체 물량을 제조 예정에 넣으면 다른 매장과 중복되거나 준비 가능 범위를 넘길 수 있습니다. “이 문서 중 저희 매장에 확정 요청하시는 지점은 어디인가요?”라고 먼저 묻는 것이 좋습니다.
예시로 발주서에 세 지점의 식사 30개, 20개, 25개가 함께 있고, 우리 가게에는 첫 지점의 30개만 요청하려는 상황을 생각해보겠습니다. 문서의 전체 합계 75개를 제조 수량으로 옮기면 안 됩니다. 두 번째 지점까지 맡아줄 수 있는지 문의한 상태라면 확정 요청 30개와 추가 검토 20개를 분리합니다. 수량은 범위 지정의 예시입니다.
수락 범위표는 문서의 각 행에 가게 답을 붙입니다
‘고객 발주서 지점 표시 / 우리 가게에 요청한 범위 / 구성과 수량 / 확정 또는 검토 중 / 가게 수락 결과 / 고객 최종 배정 확인’을 적습니다. 가게가 맡지 않은 지점에도 ‘우리 가게 주문 아님’처럼 범위를 표시하면 전체 합계가 섞이지 않습니다. 다만 다른 매장이 실제로 수락했는지까지 가게가 대신 보장하지 않습니다.
본사가 지점별 주문을 다시 배정하면 어떤 행이 우리 가게에 새로 들어오고 어떤 행이 빠지는지 확인합니다. 이전 범위를 지운 새 문서가 왔다고 모든 변동을 수락한 것으로 보지 마세요. 새로 맡길 수량의 준비 가능 여부를 확인하고, 기존에 맡았던 주문이 실제로 변경되는지도 고객에게 확인해야 합니다.
담당 매장을 옮기는 요청은 양쪽 확정이 필요할 수 있습니다
고객이 다른 가게에 요청한 물량을 우리 가게로 옮기겠다고 하면 우리 매장은 새 주문을 받을 수 있는지 판단합니다. 동시에 고객이 기존 배정을 어떻게 정리할 것인지 확인해 중복 구매 의도가 아닌지 알아두는 편이 좋습니다. 사장님이 다른 매장의 주문을 대신 취소하거나 그쪽 수락 결과를 추정할 필요는 없습니다. 우리 가게가 무엇을 맡는지 최종 배정 결과를 고객에게 확인받습니다.
가게의 이름이 비슷하거나 같은 브랜드 매장이 여러 곳이면 고객 발주서의 매장 표시가 정확한지도 확인합니다. 본사가 쓰는 지점 번호만 보고 실제 우리 매장이라고 단정하지 않습니다. 고객이 부르는 장소와 우리 가게가 받은 주문 범위를 맞춘 뒤 제조표를 작성하세요. 구체적인 전달 경로나 인도 약속은 별도 조건으로 확인합니다.
검수는 전체 발주서 합계와 우리 합계를 다르게 읽습니다
검수자는 발주서의 전체 물량을 참고로 남기되 우리 가게가 수락한 행만 더한 합계를 계산합니다. 확정 수락과 검토 중인 요청이 함께 합산되지 않았는지 봅니다. 고객이 보내온 최신 문서와 우리 수락 범위표에서 같은 지점에 같은 수량이 표시되어야 합니다.
사장님이 남길 최종 한 줄은 본사 전체 사업 규모가 아니라 우리 매장이 준비할 구성별 수량입니다. 여러 지점의 발주가 한 파일에 담겨 와도 수락한 범위와 미정 범위를 나누면 과도한 물량을 약속하거나 다른 매장 주문까지 중복 제조하는 일을 줄일 수 있습니다.