단체 주문 수량을 확정한 뒤 참석자가 늘면 늘어난 수량을 먼저 별도 요청으로 남기세요. 원래 주문 숫자를 바로 고치면 가게가 추가분을 받을 수 있는지 답하기 전에 전체가 확정된 것처럼 보입니다. 기존 주문은 유지하면서 추가분의 가능 여부와 조건을 확인하면, 추가가 어려울 때도 무엇을 그대로 준비해야 하는지 명확해집니다.
늦은 참석과 늦은 추가 주문을 구분합니다
고객이 행사 참석을 추가로 받아줬다는 사실은 가게에 식사까지 추가 주문했다는 뜻이 아닙니다. 사장님은 참석 증가 소식을 듣고 먼저 제조 수량을 늘리지 않습니다. “참석하셔도 됩니다”라는 말 뒤에 기존 도시락에 포함됐을 것이라고 서로 생각하면 행사 당일 처음 수량 차이를 발견하게 됩니다. 사장님은 고객 담당자에게 참석 증가에 맞춰 식사도 추가로 구매할 것인지 묻고, 가게가 답을 줄 시점을 알립니다.
예시로 이미 35개를 확정한 교육에 세 명이 뒤늦게 합류했다고 해보겠습니다. 행사 내부 명단은 38명이 됐지만 가게 주문은 아직 35개입니다. 사장님은 추가 3개를 받을 수 있는지 확인하고 가능한 구성을 제시합니다. 고객이 제안을 선택한 뒤 가게가 최종 주문을 갱신합니다. 이 과정에서 기존 여분을 배정하기로 했다면 추가 제조 수량은 달라질 수 있습니다. 참석자 증가 수와 추가 주문 수를 무조건 같게 쓰지 않는 이유입니다.
추가분 접수표는 원주문을 가리켜야 합니다
‘기존 주문 식별 정보 / 기존 확정 수량 / 새 참석 인원 / 내부 여분 배정 / 추가로 요청할 수량 / 가게 답변 / 최종 합계’를 한 줄에 적습니다. 식별 정보에는 회사명만 쓰지 말고 어느 행사인지 구분할 표현을 붙입니다. 같은 회사가 같은 주에 여러 주문을 맡길 수도 있으므로, 추가가 붙을 원주문을 먼저 찾는 것이 중요합니다.
가게 답변 전에는 합계 칸을 미확정으로 둡니다. 요청 수량을 기존 수량에 더한 숫자는 희망 합계이지 제조 지시가 아닙니다. 가능한 수량이 요청보다 적거나 구성이 달라지는 경우에는 담당자가 수락할 수 있는 범위를 다시 확인합니다. 가게가 제안했다는 사실과 행사 측이 그 제안을 선택한 사실도 나눠 남겨두세요.
추가만 조건이 다르면 그 차이를 보이게 합니다
기존 주문과 같은 메뉴를 같은 조건으로 더 받을 수 있다면 단순하게 합칠 수 있습니다. 하지만 추가분의 구성이나 준비 일정이 다르면 전체 주문의 약속을 바꾸지 말고 차이를 별도 행으로 씁니다. 사장님은 추가분의 구성이 기존과 다르면 고객 담당자에게 차이를 제시하고 선택을 확인합니다. 행사 현장의 식사 배정은 담당자가 정하되 가게가 실제로 만들 내용은 분명히 남깁니다.
가게가 추가 주문을 받기 어렵다고 안내하는 경우에는 원주문도 취소된 것으로 오해하지 않도록 합니다. 가게 접수표에는 ‘추가 불가, 기존 35개 유지’처럼 결과를 명확히 남길 수 있습니다. 고객이 일부 식사를 다른 곳에서 준비하겠다고 하면 사장님은 그 수량을 기존 주문에 새로 더하지 않습니다. 원주문은 유지할 것인지, 기존 수량도 변경하길 원하는지 별도로 확인합니다.
마지막에 더할 숫자를 말로 계산해 봅니다
검수자는 기존 확정 수량, 승인된 추가 수량, 최종 합계를 차례로 읽습니다. 새 참석 인원이 늘었는데 제조 수량이 그대로라면 여분 배정 같은 근거가 있는지 확인합니다. 가게가 추가분의 구성을 제안했지만 고객 선택을 받지 못했다면, 그 숫자가 확정 합계에 먼저 들어가지 않았는지를 봅니다. 가게와 행사 측 표에서 같은 숫자가 같은 상태로 쓰여야 합니다.
콜든타임은 오늘 수령하는 단체 주문은 접수하지 않고 안내하며, 내일 이후 수령하는 단체 주문은 AI가 접수합니다. 행사 당일 새 인원을 위한 주문을 모든 상황에서 자동으로 추가해준다고 안내하지 마세요. 앱에 남은 요청을 확인하고, 실제 추가 수량을 받아들였는지 가게 운영 기준에 맞춰 마무리하는 과정이 필요합니다.