행사 이름이 다른 단체 문의 두 건이라도 같은 구매를 두 담당자가 따로 전달했을 수 있습니다. 사장님은 이름이 다르다는 이유만으로 전부 별도 주문으로 확정하거나, 날짜와 수량이 같다는 이유만으로 하나를 지우지 않아야 합니다. 고객이 실제로 원하는 구매가 한 건인지 두 건인지 확인하세요.
이름의 차이보다 두 요청의 관계를 묻습니다
고객은 회사명을 쓰고 다른 담당자는 행사명을 써서 연락할 수 있습니다. 가게가 받는 이름은 다르지만 같은 식사를 가리킬 수도 있습니다. 반대로 같은 날 비슷한 규모의 서로 다른 행사가 있을 수 있으므로 일부 정보가 겹친다고 중복으로 단정하지 않습니다. 사장님은 두 요청이 서로 어떤 관계인지 고객 담당자에게 확인합니다.
예시로 ‘본사 교육’과 ‘신입 과정’이라는 이름으로 같은 날짜에 각각 30개 문의가 들어왔다고 해보겠습니다. 같은 행사에 대한 재문의인지, 두 개의 독립 식사인지 확인해야 합니다. 가게가 60개로 확정하거나 한쪽 30개를 지우기 전에 실제 구매 의사가 필요합니다. 이름과 숫자는 상황을 설명하는 예시입니다.
중복 의심표에는 일치와 차이를 나누어 적습니다
‘두 문의의 이름 / 고객이 지정한 행사 구분 / 날짜와 회차 / 요청 구성과 수량 / 각 문의의 현재 상태 / 고객이 확인한 관계 / 최종 가게 수락’을 적습니다. 하나는 견적 문의이고 다른 하나는 실제 주문 확정일 수도 있습니다. 그 경우 두 문의를 같은 제조량으로 더하지 않고 하나의 진행 과정으로 연결할 수 있습니다.
가게가 질문할 때는 다른 고객의 불필요한 주문 내용을 먼저 읽어주지 않습니다. 현재 전화한 담당자가 어떤 행사를 대표하는지와 앞선 문의를 알고 있는지 필요한 범위에서 확인합니다. 이미 정한 대표 창구가 있다면 그 경로를 통해 같은 구매인지 확인할 수 있습니다.
같은 주문으로 확인돼도 차이를 모두 버리지 않습니다
고객이 같은 행사라고 설명했더라도 두 요청에 수량이나 구성이 다르면 어느 내용이 최종인지 확인해야 합니다. 이름만 합친 뒤 마지막으로 받은 숫자를 자동 적용하지 않습니다. 고객이 실제로 선택한 현재 주문과 가게가 수락한 결과를 하나로 정리합니다.
독립된 두 주문이라고 확인됐다면 서로를 구별할 정보를 명확히 남깁니다. 이후 같은 날짜와 같은 수량이라는 이유로 다시 합쳐지지 않게 해야 합니다. 각각의 고객 선택과 가게 수락이 독립적으로 기록돼야 한 주문의 변경이 다른 주문까지 영향을 주지 않습니다.
검수는 두 문의가 제조에 몇 번 반영됐는지 봅니다
같은 구매로 정리했다면 해당 제조 수량이 한 번만 들어갔는지 확인합니다. 이전 문의가 별도 작업 대기 목록에 남아 중복 제조로 다시 등장하지 않아야 합니다. 두 건으로 확인했다면 각 주문이 빠짐없이 남고 서로 다른 구분으로 조회되는지 봅니다.
사장님은 비슷한 정보만으로 자동 병합하는 대신 고객이 확인한 요청 관계를 기록해야 합니다. 다른 이름은 항상 다른 주문이라는 가정과, 같은 날짜는 같은 주문이라는 가정을 모두 피하면 여러 담당자가 연락하는 단체 주문에서도 중복과 누락을 함께 줄일 수 있습니다.