단체 주문의 입금자 이름이 담당자와 다르면 사장님은 이름만으로 결제가 없다고 보거나 다른 주문에 연결하지 않아야 합니다. 고객 회사명이나 별도 담당자 이름으로 처리됐을 수 있기 때문입니다. 실제 내역과 고객이 지정한 주문을 대조해 어떤 구매의 금액인지 확인하세요.

입금자 이름은 단서이며 주문 전체의 확인은 아닙니다

고객이 다른 이름으로 보냈다고 설명하면 가게는 실제 확인할 수 있는 거래 시점과 금액, 고객이 말한 주문 구분을 함께 봅니다. 같은 이름이나 같은 금액의 다른 거래가 있을 수 있으므로 한 항목만으로 결론 내리지 않습니다. 가게가 실제 확인하지 못한 내역을 고객의 설명만으로 완료 처리하지 않는 것도 중요합니다.

예시로 회사의 두 행사가 같은 금액으로 주문되어 있고 입금 표시는 회사 이름 하나로 들어왔다고 해보겠습니다. 이름과 금액이 같다는 이유로 두 주문을 모두 결제 완료로 표시할 수는 없습니다. 어느 주문에 해당하는지 고객에게 확인해야 합니다. 이 예시는 내역 배정의 차이를 설명합니다.

입금 대조표에는 원주문을 찾을 정보를 둡니다

‘고객이 지정한 행사 주문 / 주문의 확인 금액 / 실제 내역의 표시 이름·시점·금액 / 고객이 설명한 관계 / 가게 확인 결과 / 아직 배정하지 못한 내역’을 적습니다. 가게가 확인에 필요하지 않은 개인 금융정보까지 추가로 받는 것은 피합니다. 현재 거래를 구분할 범위의 정보를 사용해야 합니다.

고객이 보낸 자료와 가게에서 확인한 실제 내역을 구분해 기록합니다. 보내겠다는 말이나 전송한 안내가 가게 수신 결과와 같지는 않을 수 있습니다. 실제 확인된 범위를 남기고 불명확한 연결은 미확인으로 두어 다른 직원이 확정 처리로 읽지 않게 합니다.

이름이 바뀌어도 새 주문을 만들지 않습니다

입금자명을 수정해서 알려주는 연락이 왔다면 기존 주문의 확인 정보를 보완하는 것인지 새로운 구매를 요청하는 것인지 구분합니다. 단체 주문을 찾기 위한 이름이 늘었다고 별도 제조 수량이 생긴 것은 아닙니다. 같은 거래가 두 이름 아래 각각 배정되지 않았는지 확인하세요.

여러 주문의 금액을 한 번에 보낸 경우에는 전체 내역을 각 주문에 어떻게 연결할지 고객에게 확인해야 합니다. 한 입금의 전액을 여러 주문에 각각 넣지 않습니다. 실제 주문별 배정과 전체 금액이 일치하는지 별도로 대조합니다.

검수는 미배정과 이중 배정을 함께 봅니다

고객이 확인을 요청한 주문에 실제로 연결된 내역이 있는지 확인하고, 그 내역이 다른 주문에도 중복으로 반영되지 않았는지 봅니다. 입금자 이름이 다르다는 이유로 확인된 결제를 다시 미완료로 돌리지 않습니다. 반대로 이름이 맞아 보인다는 이유로 근거 없는 완료가 남아 있지도 않아야 합니다.

사장님은 이름 하나를 맞추는 데서 멈추지 말고 실제 거래와 고객이 지정한 주문의 관계를 확인해야 합니다. 필요한 대조 정보를 함께 남겨두면 회사 결제 담당자가 따로 있는 단체 주문에서도 금액의 출처와 적용 주문을 분명히 설명할 수 있습니다.