단체 주문에 행사 스티커나 안내 표시를 붙여달라는 요청을 받으면 사장님은 가게가 그 작업을 제공할 수 있는지 먼저 확인해야 합니다. 가능하더라도 고객이 보낸 그림을 바로 인쇄하지 말고 어떤 문구를 어느 수량에 적용할지 확인하세요. 행사명 오탈자나 예전 날짜가 있는 자료를 음식 주문과 함께 그대로 넘기지 않는 것이 좋습니다.
표시 작업의 범위를 음식 주문과 따로 확인합니다
고객은 스티커를 직접 준비해 가게가 붙여주길 원할 수도 있고, 가게가 자료를 받아 제작까지 해주길 바랄 수도 있습니다. 두 요청은 필요한 작업이 다릅니다. 사장님은 실제로 맡을 수 있는 범위를 설명하고 고객이 무엇을 준비할지 확인합니다. 가게에서 제공하지 않는 인쇄나 디자인 작업을 기본 포함처럼 안내하지 않습니다.
예시로 도시락 40개 중 일부에만 행사 표시를 붙여달라는 요청을 생각해보겠습니다. 고객이 보낸 자료 한 장만 보고 전량 40개에 적용할 수는 없습니다. 어느 구성이나 묶음에 몇 장이 필요한지 확인해야 합니다. 이 숫자는 표시 적용 범위를 설명하는 예시이며 특정 인쇄 서비스 제공을 주장하는 것이 아닙니다.
확인본에는 문구와 적용 대상을 함께 보여줍니다
‘고객이 제공한 자료 / 인쇄 또는 부착할 정확한 문구 / 행사 날짜 등 확인할 정보 / 적용할 수량 / 고객이 최종 확인한 본 / 가게가 맡은 작업’을 적습니다. 가게가 문구를 고쳐 쓰는 역할을 맡지 않았다면 내용을 임의로 수정하지 말고 고객에게 정확한 자료를 요청합니다. 고객이 사용할 표시 자료에 필요한 확인은 고객 쪽에서 마치도록 안내합니다.
시안처럼 검토 중인 자료와 실제로 사용할 최종본을 구분하세요. 고객이 파일을 보냈다는 사실만으로 인쇄 승인까지 했다고 보지 않습니다. 가게가 내용을 확인받은 결과가 있어야 어떤 자료로 작업할지 명확해집니다. 음식 구성의 확정과 표시 자료의 확정도 각각 남겨야 합니다.
수정 자료가 오면 무엇이 바뀌었는지 확인합니다
고객이 행사명이나 날짜를 고쳐 새 자료를 보내면 이전 자료를 적용할 물량이 남아 있는지 확인합니다. 아직 작업 전이라면 어떤 본으로 진행할지 정리하고, 이미 일부 작업했다면 실제 수정할 범위를 고객과 확인해야 합니다. 새 자료가 왔다는 이유로 가게가 재작업 조건까지 자동 수락한 것으로 보지 않습니다.
표시 문구만 바뀐 것인지 적용 수량도 달라진 것인지 물어보세요. 고객이 행사 전체 인원을 늘리면서 자료를 바꾼 경우 음식 수량 변경이 함께 필요한지 별도로 확인해야 합니다. 스티커 수량 증가가 도시락 추가 구매와 항상 같은 뜻은 아닙니다.
검수는 확인받은 본과 실제 표시를 대조합니다
가게가 작업을 맡기로 했다면 최종 확인본의 행사명과 날짜, 적용 대상 수량을 실제 결과와 비교합니다. 이전 행사의 자료가 남아 있거나 검토용 문구가 함께 들어가지 않았는지 확인하세요. 음식 제조가 맞았다는 사실만으로 추가로 약속한 표시 작업까지 끝난 것은 아닙니다.
사장님이 할 일은 고객 행사 자료를 대신 기획하는 것이 아니라 맡기로 한 표시를 확인된 내용대로 적용하는 것입니다. 정확한 최종본과 적용 수량을 남겨두면 작은 문구 수정이 전체 단체 주문의 재확인으로 번지는 일을 줄일 수 있습니다.